Politique de Confidentialité

1. Introduction et Cadre Juridique

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit la manière dont Gestion B. Girard Inc. (« B.Girard », « nous », « notre » ou « nos ») recueille, utilise, conserve, protège et communique les renseignements personnels et les données d'affaires collectés via notre site web et notre plateforme technologique de gestion immobilière et de synchronisation comptable.

Nous exerçons nos activités en pleine conformité avec les lois applicables au Québec et au Canada, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1, telle que modernisée par la Loi 25) ainsi que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE / PIPEDA).

2. Renseignements et Données Collectés

Dans le cadre de l'utilisation de nos services, nous pouvons recueillir les catégories d'informations suivantes :

• Renseignements d'identification et de contact : Nom, prénom, titre ou fonction professionnelle, nom de l'entreprise, adresse courriel professionnelle, numéro de téléphone et adresse postale.
• Données de baux commerciaux et de gestion immobilière : Contrats de bail commercial, avenants, désignation des locaux, superficies louées, échéanciers, clauses d'indexation et obligations relatives aux frais d'exploitation communs.
• Données comptables et pièces justificatives : Factures de fournisseurs, états de compte, ventilations de taxes (TPS et TVQ), imputations de grand livre et historiques de rapprochement.
• Données techniques et de sécurité : Adresses IP, identifiants d'appareils, journaux de connexion et données de navigation nécessaires au maintien de la sécurité et à la détection des anomalies.

3. Protection Spécifique des Données Intuit QuickBooks Online

Notre plateforme offre une intégration directe et bidirectionnelle avec le logiciel comptable Intuit QuickBooks Online via les interfaces de programmation officielles (API Intuit) sous protocole OAuth 2.0.

Finalité exclusive d'utilisation des données QuickBooks

Les données synchronisées depuis ou vers votre compte QuickBooks Online (notamment le plan de comptes, la liste des fournisseurs, les factures d'achat et les écritures de journal) sont utilisées exclusivement aux fins suivantes :

• Associer automatiquement les dépenses aux comptes de grand livre appropriés selon vos baux commerciaux en vigueur.
• Créer ou mettre à jour les factures à payer (Bills) et les ventilations comptables dans votre instance QuickBooks autorisée.
• Éviter les doubles saisies et garantir la concordance de vos ventilations de taxes foncières, assurances et entretien d'immeuble.

Gestion et Révocation de l'Accès QuickBooks

La connexion à votre compte QuickBooks nécessite votre autorisation expresse. Vous pouvez révoquer cette autorisation à tout moment, avec effet immédiat, directement depuis les paramètres de sécurité de votre compte Intuit ou à partir de la section de configuration de notre application. Dès la révocation, toute communication avec l'API QuickBooks cesse instantanément.

4. Traitement des Données et Technologies d'Intelligence Artificielle

Notre plateforme s'appuie sur des modèles d'intelligence artificielle avancés pour l'extraction de clauses de baux et l'aide à l'imputation de factures. Dans le respect des normes de sécurité les plus strictes :

• Filtrage préalable (PII Sanitization) : Les données nominatives non indispensables sont expurgées avant toute transmission à nos processeurs d'analyse automatisée.
• Confidentialité stricte : Vos documents, baux et écritures comptables ne sont jamais utilisés pour l'entraînement public de modèles tiers d'intelligence artificielle.
• Supervision humaine (Human-in-the-Loop) : Les prédictions et ventilations d'imputation demeurent soumises à la validation finale de vos gestionnaires ou de votre équipe comptable.

5. Hébergement, Sécurité et Chiffrement

La sécurité de vos renseignements d'affaires et personnels repose sur des standards d'ingénierie de calibre mondial :

• Hébergement au Canada : Toutes nos infrastructures applicatives et bases de données sont hébergées au Canada, au sein du centre de données Google Cloud Platform de Montréal (région northamerica-northeast1), garantissant la souveraineté territoriale de vos données.
• Chiffrement robuste : Toutes les communications sont chiffrées en transit via le protocole TLS 1.3 / HTTPS avec en-têtes stricts (HSTS). Les données au repos dans les bases de données et espaces de stockage sont chiffrées selon la norme AES-256.
• Gestion sécurisée des identifiants : Les clés d'API et jetons d'authentification OAuth 2.0 sont isolés et protégés par un gestionnaire de secrets sécurisé (Google Secret Manager).
• Architecture Zero-Trust et Contrôle d'Accès : Seuls les membres autorisés de notre équipe technique ayant un besoin d'affaires légitime ont accès aux composants d'infrastructure, sous surveillance et traçabilité complètes.

6. Conservation et Destruction des Données

Nous conservons vos renseignements personnels et données comptables uniquement pour la durée requise aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou conformément aux obligations légales et fiscales en vigueur au Québec et au Canada (lesquelles imposent généralement une période de conservation de six à sept ans pour les pièces justificatives comptables).

À l'expiration de cette période, vos renseignements sont détruits de façon sécurisée ou définitivement anonymisés, conformément à nos protocoles de gestion documentaire.

7. Vos Droits en vertu de la Loi 25 du Québec

En tant que personne concernée, vous disposez des droits suivants concernant vos renseignements personnels :

• Droit d'accès : Obtenir la confirmation que nous détenons des renseignements personnels vous concernant et en recevoir une copie claire.
• Droit de rectification : Demander la correction de tout renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque.
• Droit à la portabilité : Obtenir que vos renseignements personnels informatisés vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• Droit au retrait du consentement : Retirer à tout moment votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables.
• Droit à la suppression / désindexation : Demander la destruction de vos renseignements personnels lorsque leur conservation n'est plus justifiée par la loi.

8. Responsable de la Protection des Renseignements Personnels

Conformément aux exigences de la Loi 25, Gestion B. Girard Inc. a désigné un Responsable de la protection des renseignements personnels chargé de veiller au respect de la présente Politique et d'assurer le traitement diligent de vos demandes de droits.

Pour toute question, commentaire ou demande relative à vos renseignements personnels ou à l'exercice de vos droits, veuillez communiquer avec notre Responsable par courriel ou par la poste. Nous répondrons à votre demande dans un délai maximal de 30 jours civils.

9. Modifications de la Politique

Nous nous réservons le droit de mettre à jour ou de modifier la présente Politique à tout moment afin de refléter l'évolution de nos pratiques opérationnelles, de nos intégrations technologiques ou des exigences légales. Toute modification substantielle sera publiée sur cette page avec mention de la date de dernière mise à jour.